Ordens de Serviço

Use a Ordem de Serviço (OS) para consertos e manutenções: oficina mecânica, assistência técnica de computadores e celulares, manutenção de equipamentos. A OS registra o equipamento do cliente, o defeito, o laudo, as peças e serviços, a garantia e cada etapa do atendimento.

Dica: Ordens de Serviço estão em todos os planos.

Onde encontrar

No menu lateral: Comercial → Ordens de Serviço.

Dica: clique em Guia, no topo da tela, para ver o passo a passo na própria tela.

Abrir uma OS

1. Acesse Comercial → Ordens de Serviço
2. Clique em Nova OS
3. Escolha o Cliente e, se quiser, o Atendente, a data de abertura e a previsão de entrega
4. Em Equipamento e atendimento, escolha o equipamento ou veículo do cliente, ou clique em Novo para cadastrar
5. Preencha o Técnico, o Km / horímetro, os acessórios recebidos, o estado na entrada e o defeito relatado
6. Em Peças e serviços, adicione os itens (pode deixar para depois do diagnóstico). As peças vêm pelo preço da tabela de preços do cliente
7. Clique em Salvar

A OS recebe o próximo número (OS nº 1, 2, 3…) e começa no status Aberta.

Faltou o cliente, um item ficou sem descrição ou a garantia passou de 3650 dias? O campo fica em vermelho, com o motivo embaixo, e a tela vai até ele. O Salvar fica sempre no fim da tela, com o aviso Alterações não salvas quando houver.

Equipamentos e veículos do cliente

O equipamento fica guardado no cadastro do cliente: na próxima OS, é só escolher na lista. Você cadastra e edita tudo de dentro da própria OS, sem ir à tela do cliente.

Ao escolher um equipamento, a OS mostra quantas ordens de serviço ele já teve. Na lista de OS, a busca também encontra pela placa ou pelo nº de série.

Acompanhar o atendimento

Clique na OS na lista (em qualquer parte da linha ou do cartão) para abrir a ficha com o equipamento, o atendimento, as peças e serviços, os totais e o histórico de status. O Editar fica na ficha enquanto a OS está em andamento; na lista, o ⋯ (mais ações) também traz Editar, Baixar PDF e Excluir (que pede confirmação).

1. No topo da OS, escolha o novo status (por exemplo, Aguardando aprovação depois do diagnóstico)
2. Escreva uma observação, se quiser, como "Cliente aprovou por telefone"
3. Clique em Salvar

Quando a OS vai para Entregue (concluído) ou Cancelada, os itens e valores ficam travados. Para corrigir algo, volte a OS para um status em andamento.

Garantia

Informe a garantia em dias e a data em que o equipamento foi entregue ao cliente. A OS mostra até quando vale a garantia (contada da entrega; sem data de entrega, da conclusão).

Ver em Kanban

No alto da lista, troque Lista por Kanban para ver as OS em colunas, uma por status, na ordem da tela Status. A tela lembra a sua escolha.

• Mudar o status: arraste o cartão para outra coluna. A mudança vai para o histórico da OS, como na tela da OS. Concluir baixa o estoque das peças, e reabrir devolve
• Abrir a OS: clique no cartão
• O cartão mostra o número, o cliente, o equipamento, o valor, a previsão (em vermelho quando venceu), o técnico e há quanto tempo a OS está no status
• Cada coluna mostra quantas OS estão nela. Quando há muitas, use Carregar mais no pé da coluna
• Entregue e Cancelada mostram só as OS dos últimos 30 dias, para o quadro não crescer sem fim. As mais antigas continuam na Lista
• A busca vale para o quadro todo

Dica: no celular, segure o cartão um instante antes de arrastar.

Cobrar a OS

Na tela da OS, a seção Cobranças mostra o total, o que já foi cobrado, o que já foi recebido e o que falta cobrar.

1. Clique em Gerar cobrança
2. Confira o valor (já vem com o que falta) e escolha as parcelas e o 1º vencimento
3. Escolha a categoria de receita e a conta bancária
4. Escolha a forma de cobrança (boleto, PIX, cartão ou o cliente escolhe) e clique em Salvar

A cobrança entra em Financeiro → Contas a Receber, com a origem "OS nº". Com uma conta bancária com cobrança integrada, o boleto ou o PIX é emitido automaticamente para o cliente.

Importante: a soma das cobranças não passa do total da OS. Para excluir a OS, cancele ou exclua antes as cobranças em Contas a Receber.

Emitir a nota fiscal (NFS-e)

Na tela da OS, a seção Notas fiscais (NFS-e) mostra o valor dos serviços, quanto já saiu em nota e as notas da OS.

1. Clique em Emitir NFS-e
2. A nota abre preenchida: cliente, código do serviço e item da NBS (do cadastro de Serviços), descrição com os serviços da OS, valor e desconto
3. Confira, avance até o resumo e clique em Emitir NFS-e

• Só os serviços entram na nota. As peças ficam de fora: eles vão na NF-e (veja abaixo)
• O desconto da OS é dividido entre peças e serviços, na proporção de cada um, e entra na nota como desconto incondicionado
• Cada nota leva um código de serviço só. Se os serviços da OS têm códigos diferentes no cadastro, escolha o código e emita uma nota para cada um
• O número da OS vai no campo Número do Pedido/OC/OS/Projeto da nota
• A nota fica ligada à OS. Na tela de NFS-e, o painel da nota mostra a Origem, com link para a OS. Rascunho aberto pela OS continua de onde parou pelo lápis da lista

Dica: cadastre o código de tributação e o item da NBS em Serviços para eles virem preenchidos na nota.

Importante: a nota sai pela empresa da OS, com o CNPJ, o certificado e a numeração de NFS-e dela (sem empresa na OS, pela principal). Para excluir uma OS com nota emitida, cancele antes a nota na tela de NFS-e.

Emitir a nota de produto (NF-e)

A seção Notas fiscais de produto (NF-e) emite a nota das peças sem digitar tudo de novo.

1. Clique em Emitir NF-e
2. A nota abre preenchida com as peças da OS: cliente, quantidade, valor, a parte do desconto que cabe às peças, o frete e a forma de pagamento
3. Confira o cartão Antes de emitir e clique em Emitir

• Só as peças (itens de produto) entram na nota; os serviços vão na NFS-e
• Quando a OS é só de produtos, as parcelas da nota vêm das contas a receber da OS
• A nota fica ligada à OS e aparece na lista da seção. Veja o passo a passo em NF-e

Estoque das peças

Quando a OS vai para Entregue (ou outro status de concluído), o estoque das peças usadas é baixado. Se a OS for reaberta, cancelada ou excluída, o estoque volta.

• Só baixa peça escolhida do cadastro de Produtos com controle de estoque ligado. Peça digitada à mão e serviço não mexem no estoque
• Cada baixa e cada estorno aparecem no extrato de estoque do produto, com o número da OS
• O saldo também é atualizado no WizPDV

Imprimir a via do cliente

Clique em PDF na OS. A via traz o equipamento, os acessórios, o estado na entrada, o defeito, o laudo, o serviço executado, as peças e serviços, os totais, o termo de garantia e os campos de assinatura do cliente e do responsável técnico.

Importante: as observações internas nunca saem no PDF.

Personalizar os status

Cada conta já começa com estes status de OS: Aberta, Em diagnóstico, Aguardando aprovação, Aguardando peças, Em execução, Pronta para retirada, Entregue (concluído) e Cancelada.

1. Acesse Comercial → Status e abra a aba Ordens de Serviço
2. Clique em Novo status para criar, ou clique num status da lista para mudar nome, cor e tipo. Para desativar, use o ⋯ na linha do status (o aviso traz Desfazer)
3. Arraste os status pelo puxador (à esquerda) para mudar a ordem; no teclado, use o puxador com as setas

O tipo define o comportamento: em andamento (pode editar), concluído ou cancelado (itens e valores travados). Desativar um status não afeta as OS que já estão nele.

Aprovação do cliente pelo link

Use depois do diagnóstico, quando o valor da OS estiver definido: o cliente vê as peças, os serviços, o defeito, o diagnóstico e a garantia.

1. Abra a OS e, em Aprovação do cliente, clique em Enviar para aprovação
2. Escolha para qual status a OS vai quando o cliente aprovar (já vem sugerido o próximo da lista) ou Não mudar o status
3. Se quiser, marque Gerar cobrança quando o cliente aprovar e escolha a categoria de receita: a cobrança sai do que falta cobrar, nas condições de pagamento da OS
4. Marque Mandar o link por e-mail (vem preenchido com o e-mail do cliente) e clique em Enviar, ou clique em Gerar link: o link é copiado para você mandar pelo WhatsApp

No link, o cliente vê os itens e os valores, baixa o PDF e pode aprovar, recusar (com o motivo) ou comentar. Na aprovação, o status muda e a cobrança é gerada na hora, se você marcou.

• A resposta aparece em Aprovação do cliente e como aviso no sino para quem enviou. Veja Notificações
• A conversa com o cliente fica na mesma seção: responda por ali, e ele vê a resposta no link
• Se a OS mudar depois da aprovação, a seção avisa alterada depois da aprovação, com o valor aprovado. Reenvie se precisar de nova aprovação
• Um novo envio substitui o que estava aguardando; o link continua o mesmo. Cancelar envio tira a opção de aprovar do link

Importante: só dá para enviar a OS em andamento (não concluída nem cancelada). Se a OS for concluída antes de o cliente responder, a aprovação fica registrada, mas o status não muda.

Dúvidas comuns

Dá para ver a lista com outras colunas? Sim. Na Lista, use Gerenciar Visões para montar uma planilha das OS com as colunas que quiser (por exemplo, técnico, defeito relatado, garantia e entrada), filtros salvos e a ordem das linhas. Depois, escolha a visão no seletor ao lado. Veja Visões Personalizadas.

Dá para criar a OS a partir de um orçamento? Sim. No orçamento, escolha Ordem de Serviço como próximo passo: quando o cliente aprovar (pelo link ou em Marcar como aprovado), a OS é criada com os itens, o desconto e as condições de pagamento.

Dá para fazer pela Wiza? Sim. Peça no chat, por exemplo "abra uma OS para o Rafael Monteiro, notebook Dell que desliga sozinho" ou "mude a OS 41 para Aguardando peças". A Wiza mostra um resumo e só grava depois que você confirmar. Ela também responde perguntas como "quais OS estão aguardando peças?".

A OS pode ter peças e mão de obra juntas? Sim. Use Adicionar produto para as peças e Adicionar serviço para a mão de obra. Os totais aparecem separados.

Dá para mudar a ordem das colunas do Kanban? Sim. As colunas seguem a ordem dos status: arraste os status na tela Status.

O valor muda depois do diagnóstico. Como faço? Edite a OS e ajuste os itens enquanto ela estiver em um status em andamento.

O preço do serviço pode vir preenchido? Sim. Cadastre o preço padrão em Serviços.

Posso emitir a nota antes de entregar o equipamento? Sim. A nota pode sair em qualquer status, menos cancelada. Se o valor mudar depois, substitua a nota na tela de NFS-e.

Veja também

• Pedidos de Venda
• NFS-e
• Serviços
• Produtos
• Clientes