No fechamento do mês, entregue ao contador as notas fiscais emitidas e recebidas, os extratos de todas as contas da empresa, os comprovantes de pagamento e as informações da folha, de preferência nos primeiros dias do mês seguinte. Quanto antes ele recebe, mais tempo tem para calcular os impostos e gerar as guias, que no Simples Nacional e no FGTS vencem no dia 20.
Muita empresa só lembra do contador quando a guia chega atrasada ou quando falta um documento na véspera do vencimento. Abaixo, o que entregar, por que cada item importa e um calendário simples para o fechamento virar rotina.
Por que o prazo do contador é antes do seu
O contador não precisa dos documentos no dia do vencimento: precisa antes, para conferir, apurar e gerar as guias. Dois exemplos de prazos oficiais (consultados em 21 de outubro de 2026):
- Simples Nacional: o DAS, a guia única do Simples, vence no dia 20 do mês seguinte ao do faturamento. Segundo a agenda do Simples Nacional, quando não há expediente bancário no dia 20, o pagamento pode ser feito no dia útil seguinte.
- FGTS: no FGTS Digital, o recolhimento mensal vence no dia 20 do mês seguinte. Aqui a regra é a oposta: se o dia 20 não for dia útil bancário, o pagamento é antecipado para o dia útil anterior.
Ou seja: se as notas de outubro chegam ao escritório no dia 18 de novembro, sobra pouco tempo para conferir e corrigir qualquer coisa antes de 20 de novembro. Outros impostos e obrigações têm prazos próprios, que mudam conforme o regime da empresa, o estado e o município. Peça ao seu contador o calendário que vale para o seu caso.
O que entregar todo mês
A lista exata depende do tipo de empresa, do regime de impostos e de ter ou não funcionários. Para a maioria das pequenas empresas, ela fica assim:
| Documento | Para que o contador usa |
|---|---|
| Notas fiscais emitidas (de serviço e de venda) | Base do faturamento e do cálculo dos impostos |
| Notas canceladas ou substituídas | Para não somar no faturamento uma nota que não vale |
| Notas fiscais recebidas de fornecedores | Registro das compras, das despesas e, em alguns casos, de créditos de imposto |
| Extratos de todas as contas da empresa, inclusive aplicações | Conferir se o que entrou e saiu bate com as notas e os lançamentos |
| Faturas dos cartões de crédito da empresa | Registrar as despesas pagas no cartão |
| Comprovantes de pagamento (boletos, guias, transferências) | Provar o que foi pago, quando e para quem |
| Folha: admissões, demissões, férias, faltas, horas extras | Calcular salários, encargos e enviar as informações ao governo |
| Retiradas dos sócios e aportes | Separar o que é despesa da empresa do que é dinheiro dos sócios |
| Contratos novos, empréstimos e financiamentos | Registrar dívidas, juros e compromissos que passam do mês |
Se você ainda mistura despesas pessoais com as da empresa, o fechamento vai sempre exigir uma separação manual. Veja como separar as finanças pessoais e da empresa.
Passo a passo do fechamento
1. Confira as notas emitidas
Compare as notas do mês com o que você vendeu. Procure nota que ficou sem emitir, nota em duplicidade e nota cancelada que ainda aparece como válida. Corrigir isso antes do envio evita imposto a mais ou a menos.
2. Reúna as notas recebidas
Junte as notas dos fornecedores, de produtos e de serviços. Nota que fica na gaveta, no e-mail de alguém ou no celular costuma ser a que falta no fechamento.
3. Confira o banco com os lançamentos
Pegue o extrato de cada conta e confira linha por linha com as contas pagas e recebidas. Todo movimento precisa ter uma explicação: de qual cliente veio, para qual fornecedor foi, qual a categoria. Esse trabalho é a conciliação bancária, que explicamos passo a passo em como fazer conciliação bancária.
4. Classifique o que ficou sem categoria
Despesa sem categoria vira pergunta do contador, e pergunta vira atraso. Use sempre as mesmas categorias, do mesmo jeito, todo mês. Se ainda não tem uma lista organizada, veja como montar um plano de contas simples.
5. Mande as informações da folha
Admissão, demissão, férias, atestado, falta, hora extra, comissão: tudo que mexe no salário do mês precisa chegar ao escritório antes do fechamento da folha. Combine com o contador até que dia ele precisa dessas informações.
6. Envie tudo de uma vez, num lugar só
Um envio organizado, numa data fixa, vale mais que dez mensagens soltas ao longo do mês. Use pastas ou arquivos com o nome do mês (por exemplo, "2026-10 notas emitidas") e mande uma lista do que está indo. Se algo ainda vai chegar, avise o que falta.
7. Confira o que voltou
Quando o contador mandar as guias e os relatórios, confira os valores com o seu faturamento e com o mês anterior. Uma diferença grande sem motivo é sinal para perguntar antes de pagar.
Um calendário simples para combinar com o escritório
Cada escritório tem a sua rotina. Um bom ponto de partida para combinar é este:
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| Ao longo do mês | Lançar contas, guardar comprovantes e notas assim que chegam |
| Último dia útil do mês | Emitir as notas que faltam do mês |
| Primeiros dias do mês seguinte | Conferir o banco, classificar e enviar tudo ao contador |
| Até a data combinada com o escritório | Mandar as informações da folha |
| Quando as guias chegarem | Conferir os valores e agendar os pagamentos antes do vencimento |
Coloque a data de entrega dos documentos no contrato com o escritório ou, no mínimo, por escrito. A Resolução 1.590/2020 do Conselho Federal de Contabilidade obriga o contador a ter contrato escrito com o cliente, com os serviços prestados e as responsabilidades de cada parte. É o lugar certo para deixar claro o que você entrega e até quando.
Como o WizGestor ajuda no fechamento
O WizGestor organiza o financeiro ao longo do mês, então o fechamento vira conferência, e não garimpo:
- Notas do mês num arquivo só: em NFS-e, o Exportar notas baixa um arquivo ZIP com as notas do mês escolhido, em XML, PDF ou os dois. As notas de fornecedores ficam em Notas Fiscais de Compra, com o XML para baixar (no plano Empresarial).
- Banco conferido: no Extrato Bancário, cada movimento é conciliado com uma conta a pagar ou a receber. O filtro Apenas não conciliados mostra o que ainda falta explicar.
- Comprovantes junto da conta: boletos, comprovantes e contratos ficam anexados no próprio lançamento, em Contas a Pagar e Contas a Receber.
- Relatórios prontos: contas pagas e recebidas por data e os impostos das contas a receber saem em PDF ou Excel. O DRE mensal ou anual sai em PDF.
- Acesso para o contador: em Usuários, você pode cadastrar o contador com o perfil Visualizador, que consulta todos os módulos sem criar, editar ou excluir nada.
O WizGestor é um sistema de gestão financeira: a contabilidade e as obrigações fiscais continuam com o seu escritório. Veja mais em WizGestor para contadores e conciliação bancária.
Perguntas frequentes
Até que dia devo mandar os documentos ao contador?
O ideal é nos primeiros dias do mês seguinte, numa data combinada com o escritório. O DAS do Simples Nacional e o FGTS vencem no dia 20, e o contador precisa de tempo para conferir e gerar as guias antes disso.
Se a empresa não faturou no mês, preciso mandar alguma coisa?
Sim. Mesmo sem notas emitidas, mande os extratos e as despesas pagas, e avise o contador que não houve faturamento. Algumas declarações continuam obrigatórias mesmo sem movimento.
O contador pode acessar o meu sistema financeiro direto?
Pode, se o sistema permitir um acesso só de consulta. Assim ele confere os lançamentos sem esperar o envio de arquivos e sem risco de alterar nada.
Preciso mandar o extrato de todas as contas?
Sim, de todas as contas em nome da empresa, inclusive as que tiveram pouco movimento, as aplicações e os cartões. Uma conta esquecida deixa o fechamento incompleto.
Fontes
Consultadas em 21 de outubro de 2026.
- Receita Federal — Agenda do Simples Nacional (vencimento do DAS no dia 20 e regra do dia sem expediente bancário)
- Portal gov.br — Emissão de guia para recolhimento do FGTS através do FGTS Digital (vencimento no dia 20 do mês seguinte, antecipado se não houver expediente bancário; página atualizada em 15/12/2025)
- Conselho Federal de Contabilidade — Resolução CFC nº 1.590/2020, que torna obrigatório o contrato escrito de prestação de serviços contábeis (texto da resolução)