Conciliação bancária é conferir se cada movimento do extrato do banco tem uma conta correspondente no seu controle financeiro, e vice-versa. Quando tudo bate, o saldo do seu controle é igual ao saldo do banco, e você pode confiar no fluxo de caixa e no resultado do mês.
Parece trabalho de contador, mas é uma rotina simples. Feita toda semana, leva poucos minutos e evita os problemas mais comuns do financeiro de uma pequena empresa.
Por que conciliar
Sem conciliação, o controle financeiro vira uma estimativa. Os problemas mais comuns que ela pega:
- Cliente que não pagou, mas está marcado como recebido (ou o contrário).
- Pagamento em duplicidade para o mesmo fornecedor.
- Tarifas e juros que o banco cobrou e ninguém lançou.
- Lançamento com valor errado, digitado à mão.
- Saldo que não fecha no fim do mês, sem ninguém saber por quê.
O que você precisa
- O extrato do banco do período (no internet banking, de preferência em arquivo OFX).
- A lista de contas a pagar e a receber do mesmo período, com o que foi pago e recebido.
- Um lugar para marcar o que já foi conferido: uma planilha ou um sistema financeiro.
Passo a passo
1. Escolha o período e confira o saldo inicial
Comece pelo saldo do primeiro dia do período. Se o saldo inicial do seu controle já for diferente do banco, o problema está num período anterior: resolva ele primeiro.
2. Confira as entradas
Para cada crédito do extrato, encontre a conta a receber correspondente: mesmo valor, data próxima e o cliente certo. Marque a conta como recebida, com a data real do crédito.
Dica: o valor que entra pode ser menor que o da cobrança por causa de tarifas do boleto ou do cartão. Registre a diferença como despesa, para o saldo bater.
3. Confira as saídas
Faça o mesmo com cada débito: encontre a conta a pagar correspondente e marque como paga. Débitos sem conta (tarifa bancária, IOF, juros) precisam virar uma conta nova, com a categoria certa.
4. Trate o que sobrou
No fim, sobram dois tipos de diferença:
- Movimentos do extrato sem conta: crie a conta que faltava ou descubra o que é.
- Contas marcadas como pagas ou recebidas sem movimento no extrato: o pagamento pode não ter acontecido, ou saiu de outra conta bancária.
5. Feche com o saldo final
O saldo final do seu controle precisa ser igual ao do extrato. Se for, a conciliação do período está feita.
Com que frequência conciliar
Toda semana é o ideal para a maioria das pequenas empresas. Quanto mais tempo passa, mais difícil é lembrar o que era cada movimento. Empresas com muito movimento diário (lojas, por exemplo) costumam conciliar todo dia.
Como automatizar a conciliação
Fazer à mão funciona, mas consome tempo. Um sistema financeiro faz a maior parte sozinho:
- Extrato que entra sozinho: no WizGestor, a conta do Asaas é atualizada automaticamente, e os demais bancos entram pelo arquivo OFX, sem digitar nada.
- Recebimentos conciliados automaticamente: quando entra um crédito com o mesmo valor de uma conta a receber, com vencimento próximo, o recebimento é registrado sozinho.
- Regras para o que se repete: tarifas, mensalidades e assinaturas podem ser reconhecidas por padrões de conciliação, que criam e conciliam a conta todo mês.
- Sugestões para o resto: para cada movimento pendente, o sistema mostra as contas mais prováveis, e você confirma com um clique.
Veja como funciona na página de conciliação bancária e o passo a passo no Extrato Bancário da Central de Ajuda.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
A conciliação confere se o que está no seu controle aconteceu de verdade no banco. O fluxo de caixa mostra as entradas e saídas ao longo do tempo. Sem conciliação, o fluxo de caixa pode mostrar números que não existem.
Preciso conciliar todas as contas bancárias?
Sim, todas as contas da empresa, inclusive as digitais e as de recebimento de cartão. Uma conta sem conciliação é suficiente para o saldo total não bater.
O que é arquivo OFX?
É um formato padrão de extrato que todo internet banking exporta. Ele permite levar o extrato para um sistema financeiro sem digitar os movimentos.