Vale trocar a planilha por um sistema financeiro quando manter a planilha passa a tomar mais tempo do que ela devolve: quando há mais de uma pessoa mexendo nela, quando você digita a mesma informação duas vezes ou quando ela já não responde, na hora, quanto vai entrar e sair nas próximas semanas. Antes disso, uma planilha bem organizada costuma dar conta do recado.
Não existe um número mágico de lançamentos ou de faturamento que obrigue a trocar. O que muda é o custo de manter a planilha certa. Abaixo, uma comparação honesta, os sinais de que chegou a hora e um roteiro para fazer a mudança sem bagunçar o financeiro.
Planilha x sistema financeiro
| Planilha | Sistema financeiro | |
|---|---|---|
| Custo para começar | Baixo ou nenhum | Mensalidade |
| Flexibilidade | Total: você monta como quiser | Segue a estrutura do sistema |
| Extrato do banco | Copiado ou digitado à mão | Importado (OFX) ou trazido do banco automaticamente, conforme o banco |
| Vencimentos | Você precisa olhar | Listas de vencidos e a vencer, e avisos, conforme o sistema |
| Várias pessoas | Risco de versões diferentes e de fórmula apagada | Cada pessoa com o seu acesso e as suas permissões |
| Histórico de alterações | Difícil saber quem mudou o quê | Registro de quem criou, alterou ou excluiu |
| Relatórios (fluxo de caixa, DRE) | Montados à mão | Saem dos lançamentos que você já fez |
| Erro de fórmula | Silencioso: o total sai errado e ninguém percebe | O cálculo é do sistema |
A planilha ganha em custo e em liberdade. O sistema ganha em tudo o que depende de repetição, de mais de uma pessoa e de cruzar informações.
8 sinais de que a planilha ficou pequena
- Você digita a mesma coisa duas vezes. A conta a pagar vai na planilha, depois o pagamento vai no extrato, e depois na planilha de novo para dar baixa.
- Conferir com o extrato do banco leva horas. No fim do mês, você abre o internet banking numa aba e a planilha na outra e vai linha por linha.
- Já pagou juros por esquecer um vencimento. A planilha não avisa: ela só mostra o que você abrir para olhar.
- Mais de uma pessoa mexe no arquivo. Aparecem versões "final", "final2", "agora vai". Alguém sobrescreve uma fórmula sem querer.
- Você não sabe quem alterou um valor. Um número mudou e ninguém lembra por quê.
- Responder "quanto vou ter no caixa no dia 10?" exige montar outra aba. A previsão do caixa vira um projeto à parte, e por isso quase nunca é feita.
- O resultado do mês só sai depois de dias. Lucro ou prejuízo aparece quando dá tempo de fechar, não quando você precisa decidir.
- A empresa cresceu em contas, clientes ou CNPJs. Mais contas bancárias, mais clientes recorrentes, mais de uma empresa, e o arquivo fica lento e cheio de abas.
Se três ou mais sinais descrevem a sua rotina, o tempo gasto para manter a planilha provavelmente já passou do custo de um sistema.
Quando a planilha ainda resolve
Trocar cedo demais também é desperdício. A planilha costuma bastar quando:
- Uma só pessoa cuida do financeiro e tem tempo para isso.
- São poucos lançamentos por mês e uma única conta bancária.
- Não há vendas parceladas nem clientes com mensalidade.
- Você consegue, em poucos minutos, dizer quanto tem a pagar e a receber nos próximos 30 dias.
Nesse caso, invista em organização: uma aba de contas a pagar, uma de contas a receber, categorias fixas e a conferência com o extrato toda semana. Veja como fazer em conciliação bancária.
O que observar ao escolher um sistema
- Conexão com o banco: importa o extrato (arquivo OFX) de qualquer banco? Traz os movimentos automaticamente de algum banco?
- Conciliação: junta o que saiu no extrato com a conta a pagar ou a receber, sem você digitar de novo?
- Contas recorrentes e parceladas: lança aluguel, mensalidade e parcelas uma vez só?
- Relatórios prontos: fluxo de caixa realizado e projetado, DRE e relatórios por categoria.
- Acessos por pessoa: perfis diferentes para quem lança, quem só consulta e quem administra.
- Histórico: registro de quem fez cada alteração.
- Importação: aceita a sua planilha atual, para não começar do zero?
- Saída: dá para exportar os dados em Excel ou PDF, para o contador ou para outro sistema no futuro?
- Nota fiscal: se você emite notas, vale ter a emissão no mesmo lugar do financeiro.
Faça um teste com dados reais de um mês antes de decidir. É no uso que aparecem as diferenças.
Como fazer a mudança sem perder dados
- Escolha uma data de virada, de preferência o início de um mês. Tudo o que vence a partir dela vai para o sistema.
- Arrume a planilha antes. Padronize os nomes de clientes e fornecedores, tire linhas duplicadas e defina as categorias de receitas e despesas.
- Cadastre o básico: contas bancárias com o saldo da data de virada, categorias, clientes e fornecedores.
- Lance o que está em aberto: contas a pagar e a receber que vencem depois da data de virada, incluindo as recorrentes.
- Rode em paralelo por um mês. Mantenha a planilha só para conferir. Se os saldos baterem com o extrato no fim do mês, aposente a planilha.
- Guarde a planilha antiga como histórico, em modo somente leitura.
Não tente importar anos de histórico logo de início. Começar pelo que está em aberto já permite usar o sistema no dia a dia. O histórico pode vir depois, se fizer falta.
Da planilha para o WizGestor
Se você decidir pelo WizGestor, a planilha que você já tem serve de ponto de partida:
- Em Cadastros → Importação, você envia planilhas do Excel (.xlsx) com categorias, contas bancárias, clientes, fornecedores, contas a pagar, contas a receber e extrato. Cada tipo tem um modelo para baixar, e a tela mostra a ordem certa de importar. Se alguma linha tiver erro, você baixa uma planilha com o problema de cada linha.
- O extrato entra pelo arquivo OFX de qualquer banco, sem duplicar o que já entrou, e os recebimentos são conciliados com as contas a receber. Na conta Asaas, os movimentos entram sozinhos.
- Contas a pagar e a receber podem ser Únicas, Parceladas ou Recorrentes (mensal, quinzenal ou semanal).
- O fluxo de caixa realizado e projetado e o DRE saem dos lançamentos, sem montar abas à parte.
- Cada pessoa tem o seu acesso, com o perfil Administrador, Usuário ou Visualizador (somente leitura), e a Auditoria guarda quem criou, alterou ou excluiu cada registro.
Veja o passo a passo em Importação, Extrato Bancário e Usuários, e a visão geral em contas a pagar e a receber. Para tirar mais do sistema depois da troca, leia também sobre fluxo de caixa projetado e DRE simplificado.
Perguntas frequentes
Planilha de Excel serve para controlar o financeiro da empresa?
Serve, principalmente no começo, com poucos lançamentos, uma conta bancária e uma pessoa cuidando de tudo. Ela começa a falhar quando o volume cresce, quando várias pessoas usam o mesmo arquivo e quando você precisa de previsão de caixa e relatórios com frequência.
Vou perder o que já está na planilha se trocar de sistema?
Não precisa perder. Muitos sistemas aceitam importar planilhas. O caminho mais seguro é começar pelas contas em aberto, com os saldos da data de virada, e guardar a planilha antiga como histórico.
Quanto tempo leva para trocar a planilha por um sistema?
Depende do volume de dados e de quanto a planilha está organizada. Vale reservar um mês de uso em paralelo, conferindo os saldos com o extrato, antes de abandonar a planilha.
Sistema financeiro substitui o contador?
Não. O sistema organiza o dia a dia: contas, extrato, caixa e resultado gerencial. A contabilidade, os impostos e as obrigações legais continuam com o contador, que recebe informações mais organizadas.