Contas a pagar: como não esquecer vencimentos e evitar juros

Para não esquecer vencimentos, junte todas as contas a pagar numa lista só assim que elas chegam, com valor e data de vencimento, crie um lembrete antes de cada data e reserve um momento fixo da semana para decidir o que vai ser pago. A maior parte dos atrasos não acontece por falta de dinheiro: acontece porque o boleto ficou no e-mail, na gaveta ou no celular de alguém, e ninguém olhou a tempo.

Este guia mostra uma rotina simples para pequenas e médias empresas, quanto custa um atraso e o que fazer quando o dinheiro não dá para tudo. Os valores dos exemplos são fictícios.

Por que as contas atrasam

As causas mais comuns são:

• Contas espalhadas. Boleto no e-mail, nota do fornecedor no WhatsApp, imposto que o contador manda em PDF, fatura do cartão no aplicativo do banco.
• Ninguém é dono da tarefa. Cada pessoa acha que outra já pagou.
• Contas que se repetem e ninguém lança. Aluguel, internet, sistema, contador: como "todo mês é igual", ninguém anota, e um mês passa.
• Falta de visão do caixa. A conta é lembrada no dia, mas não há saldo, porque ninguém viu que vários vencimentos caíam na mesma semana.
• Boleto que chega atrasado. O fornecedor manda perto do vencimento, ou o boleto nem chega.

Quanto custa pagar atrasado

Com fornecedores, a multa e os juros de atraso são os que estão no contrato ou impressos no boleto. Leia esses campos quando a conta chegar: eles dizem quanto a conta vai crescer a cada dia.

Com impostos federais, a regra é fixa. Segundo a Receita Federal (consulta em 12 de outubro de 2026), o imposto federal pago em atraso tem:

• Multa de mora de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20%. Os dias contam a partir do dia seguinte ao vencimento.
• Juros pela taxa Selic, acumulada mês a mês a partir do mês seguinte ao vencimento, mais 1% no mês do pagamento.

Exemplo com um imposto de R$ 1.000:

E os juros ainda entram por cima da multa. Para calcular o valor exato de um imposto federal atrasado, use o Sicalc, da própria Receita, ou peça ao seu contador. Impostos estaduais e municipais têm regras próprias: confira com o contador.

Além do dinheiro, o atraso tem outros custos: fornecedor que passa a exigir pagamento antecipado, nome negativado, certidão negativa que não sai e tempo gasto negociando.

Passo a passo: uma rotina para não esquecer nenhum vencimento

1. Tenha uma entrada única para as contas

Defina um lugar onde toda conta a pagar é registrada: uma planilha ou um sistema financeiro. Avise fornecedores e equipe para onde mandar boletos e notas (um e-mail só para isso ajuda). A regra é simples: conta que chegou é conta lançada no mesmo dia, mesmo que vença daqui a um mês.

2. Lance tudo com os mesmos dados

Para cada conta, anote pelo menos:

• descrição (ex.: "Aluguel outubro");
• fornecedor;
• valor;
• data de vencimento;
• categoria (aluguel, material, impostos, serviços…);
• de qual conta bancária vai sair o pagamento.

Guarde junto o boleto ou a nota. Isso evita procurar o arquivo no dia de pagar.

3. Lance as contas que se repetem de uma vez

Aluguel, internet, contador, sistemas, salários e parcelas de empréstimo têm data conhecida. Lance os próximos meses de uma vez, em vez de depender da memória todo mês. Compras parceladas também: lance todas as parcelas no dia da compra.

4. Crie lembretes antes do vencimento

Um lembrete no dia do vencimento é tarde para quem precisa juntar dinheiro. Use dois:

• uma semana antes, para conferir se há saldo;
• no dia, para pagar ou confirmar que o pagamento está agendado.

5. Faça uma conferência fixa por semana

Escolha um dia (segunda-feira de manhã funciona bem) e, em 20 a 30 minutos, olhe:

1. as contas que vencem nos próximos 7 a 15 dias;
2. o saldo nas contas bancárias e o que deve entrar de clientes no mesmo período;
3. o que já está vencido e por quê.

Dessa conversa sai a lista do que vai ser pago e em que dia.

6. Separe quem decide de quem paga

Em empresas com mais de uma pessoa no financeiro, funciona bem assim: o dono (ou responsável) libera os pagamentos da semana, e quem cuida do banco paga só o que foi liberado. Fica claro quem decidiu e evita pagamento duplicado.

7. Registre o pagamento e guarde o comprovante

Pagou, marque a conta como paga, com data, valor e conta bancária, e anexe o comprovante. Sem isso, a lista de contas em aberto deixa de ser confiável e alguém acaba pagando a mesma conta duas vezes.

8. Confira com o extrato do banco

Uma vez por semana, compare os pagamentos registrados com o extrato. É a conciliação bancária: ela pega pagamento esquecido, pagamento em dobro e tarifa que ninguém lançou.

Quando o dinheiro não dá para tudo

Às vezes o saldo da semana não cobre todos os vencimentos. Em vez de atrasar no improviso, decida com critério:

• Veja o que vem pela frente. Um fluxo de caixa projetado mostra em qual dia o saldo fica negativo e quanto falta.
• Compare o custo do atraso de cada conta. Uma conta com multa alta, ou que corta um serviço essencial, vem antes de uma que pode ser renegociada sem custo.
• Priorize o que para a empresa: salários, impostos, fornecedores sem os quais não há venda.
• Negocie antes do vencimento. Fornecedor costuma aceitar mudar a data quando é avisado antes. Depois do atraso, a conversa fica mais difícil.
• Olhe o outro lado. Cobrar clientes atrasados e escolher bem a forma de cobrança ajuda a fechar a conta.

Erros comuns

• Pagar no dia em que a conta chega, sem olhar o caixa. Parece organizado, mas pode faltar dinheiro para uma conta mais importante depois.
• Deixar a lista de contas só na cabeça de uma pessoa. Férias ou doença viram atraso.
• Mudar o vencimento "na anotação" e esquecer o real. Escolher pagar outro dia é decisão sua; a multa continua contando pelo vencimento do boleto.

Contas a pagar no WizGestor

No WizGestor, as contas ficam em Financeiro → Contas a Pagar, com descrição, valor, vencimento, fornecedor, categoria e status de cada uma:

• Capturar boleto / PIX: pela câmera, por um arquivo PDF ou imagem, ou digitando a linha do boleto, o formulário vem preenchido com valor, vencimento e fornecedor. O arquivo fica anexado à conta.
• Parcelado e Recorrente: compras parceladas e contas que se repetem (mensal, quinzenal ou semanal) são lançadas de uma vez, com todas as datas.
• Lembrete no vencimento: ao lançar uma conta única, marque Lembrar no vencimento (9h) para receber o aviso no sino de alertas, e também no Google Agenda, se ele estiver conectado. Nas Anotações da conta você cria lembretes com o dia e a hora que quiser.
• Planejamento de Pagamentos: em Financeiro → Planejamento de Pagamentos, você vê dia a dia o que entra e o que sai, escolhe o dia de pagar cada conta e marca as contas liberadas. O vencimento original não muda. Depois, exporte a lista das liberadas em PDF ou Excel ou avise pelo sino quem vai pagar.
• Relatórios: o relatório Contas a Pagar - Agrupado por Data mostra o que ainda vai vencer, dia a dia, com o total de cada dia.

Veja o passo a passo em Contas a Pagar e Planejamento de Pagamentos, e a visão geral em contas a pagar e receber e planejamento de pagamentos.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência devo olhar os vencimentos?

Pelo menos uma semana antes. Assim dá tempo de ver se há saldo, cobrar um cliente ou negociar a data com o fornecedor. Uma conferência fixa por semana, olhando os próximos 7 a 15 dias, resolve a maioria dos casos.

Se eu combinar outra data com o fornecedor, a multa deixa de valer?

Só se o fornecedor emitir um novo boleto ou confirmar a nova data por escrito. Mudar a data só na sua anotação não muda o vencimento do boleto, e a multa continua contando a partir dele.

Quanto custa atrasar um imposto federal?

Multa de 0,33% por dia de atraso, até o limite de 20%, mais juros pela taxa Selic. O Sicalc, da Receita Federal, calcula o valor atualizado. Para impostos estaduais e municipais, confira as regras com o seu contador.

Vale a pena colocar tudo em débito automático?

Para contas fixas e previsíveis, ajuda. Mas confira o saldo antes da data: se o débito falhar por falta de dinheiro, a conta atrasa do mesmo jeito.

Fontes

Consultado em 12 de outubro de 2026:

• Receita Federal, Perguntas e Respostas Pessoa Jurídica, capítulo de acréscimos legais: Acréscimos legais (PDF) (multa de mora de 0,33% ao dia, limitada a 20%, e juros pela taxa Selic)
• Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996, art. 61: texto no Planalto
• Receita Federal, Sicalc: Informações úteis sobre o Sicalc