Compras (cotação, pedido de compra e contrato com fornecedor)

Importante: a Produção está em testes com clientes selecionados. As telas abaixo só aparecem nas contas que fazem parte do teste.

O pedido de compra diz ao fornecedor o que você quer, quanto, por quanto e quando cada parte deve chegar. O contrato com fornecedor diz de quem comprar cada material e em que proporção, para o planejamento montar os pedidos sozinho. A cotação pede preço a vários fornecedores, compara lado a lado e gera os pedidos com os vencedores.

Onde encontrar

• Compras → Cotações: as cotações em aberto, decididas e canceladas, com quantos fornecedores já responderam.
• Compras → Pedidos de compra: a lista dos pedidos, com a situação, a próxima entrega e o total.
• Compras → Contratos com fornecedor: de quem comprar cada material, a divisão em %, o preço, o prazo e o lote mínimo.
• Produção → Planejamento: as sugestões de compra, que viram pedido ao Firmar.

Contrato com fornecedor

Cadastre um contrato por fornecedor e material:

Para parar de comprar de um fornecedor, use Desativar na linha do contrato.

Do planejamento ao pedido

1. Rode o Planejamento. Cada material a comprar vira uma sugestão de compra.
2. Marque as sugestões e clique em Firmar. A quantidade é dividida pelos contratos vigentes, convertida para a unidade de compra (arredondando para cima) e vira um pedido em rascunho por fornecedor.
3. Sem contrato vigente, a sugestão fica Sem contrato: marque e clique em Cotar (abre uma cotação com esses materiais) ou faça o pedido à mão. Enquanto a cotação está aberta, a sugestão mostra Em cotação.

Na próxima rodada, o planejamento conta as entregas dos pedidos em aberto como o que vai chegar.

Cotação

1. Em Compras → Cotações, clique em Nova cotação e diga até quando os fornecedores respondem (ou use Cotar no planejamento).
2. Na ficha, clique em Acrescentar material para cada item: a quantidade na unidade do estoque e quando precisa.
3. Clique em Convidar fornecedor. No ⋯ de cada fornecedor sai o pedido de cotação em PDF, com os materiais e o prazo de resposta, para mandar a ele.
4. Quando ele responder, clique em Lançar preços: numa grade (dá para colar do Excel), o preço de cada material na unidade em que ele vende, o fator para o estoque, o IPI, o prazo e o lote mínimo, mais a proposta, o pagamento, o frete e a validade. Material sem preço = não cotou.
5. Compare: cada coluna é um fornecedor, com o preço por unidade do estoque com o IPI (a barra de 6 m a R$ 50 vira R$ 8,33 o metro). O mais barato fica marcado como Melhor e vence; empatou, vence o de menor prazo. Clique na linha para escolher outro vencedor e ver o histórico de preços do material (cotações e pedidos anteriores).
6. Clique em Gerar pedidos: um pedido de compra em rascunho por fornecedor vencedor, na unidade dele (nunca abaixo do lote mínimo), com a entrega na data em que precisa e as condições da resposta. Marque Gravar o preço no contrato com o fornecedor para atualizar o contrato do vencedor ou, no material sem contrato, criar um com 100%: as próximas compras já saem do planejamento sem cotação.

As sugestões do planejamento que foram para a cotação ficam firmadas com o pedido gerado.

Montar e enviar o pedido

1. Em Pedidos de compra, clique em Novo pedido, escolha o fornecedor e a data.
2. Na ficha, clique em Acrescentar material: quantidade, unidade de compra com o fator, preço, IPI e as entregas (uma ou várias datas, somando a quantidade do material).
3. Preencha as condições (pagamento, frete, contato).
4. Em Mais ações → Pedido de compra (PDF), mande o PDF ao fornecedor e clique em Marcar como enviado.

Depois de enviado, os materiais não mudam mais. Se o fornecedor mudar as datas, use Reprogramar na linha do material: as entregas que faltam chegar precisam somar o que falta.

Receber pela nota de compra

Quando a nota do fornecedor chega em Notas Fiscais de Compra:

1. Abra a nota, vincule cada item ao produto (se ainda não estiver) e clique em Confirmar entrada.
2. Escolha o pedido de compra: aparecem os pedidos enviados (ou recebidos em parte) do mesmo fornecedor e material, com o que falta chegar; vem marcado o de entrega mais próxima. Sem pedido, a entrada vai só para o estoque.
3. Preencha o lote: o número (vazio, sai o do padrão das Configurações da Produção), o lote do fornecedor, a corrida (o número da usina, no certificado do aço) e o certificado.
4. Clique em Confirmar entrada.

O que acontece:

• A quantidade da nota (na unidade de compra) vai para o estoque pelo fator do pedido (15 barras de 6 m = 90 m).
• O lote nasce liberado ou, se o material exige inspeção de recebimento, em quarentena: não sai para a produção até ser liberado.
• O recebido do pedido sobe pelas entregas mais antigas; o pedido fica recebido em parte ou recebido. A ficha do pedido mostra as notas e os lotes de cada material.

Dica: sem a Produção, o Confirmar entrada continua como sempre: entra no estoque pelo fator do vínculo do fornecedor.

Situações do pedido

O pedido aparece como Atrasado quando uma entrega passou da data sem chegar.

Nas contas que vieram do Ares, chegam todos os pedidos de compra, com o histórico: o que já chegou no Ares aparece recebido, e só o que falta chegar conta no planejamento.

Perguntas frequentes

Os pedidos que vieram do sistema antigo aparecem? Sim. Na importação, os pedidos em aberto chegam como enviados, com o número antigo, os contratos de material viram contratos com fornecedor e as cotações chegam com os preços e o vencedor aprovado, para o histórico de cada material.

A Wiza faz pedido de compra e cotação? Sim. Peça, por exemplo, "quais pedidos de compra estão atrasados?", "abra uma cotação de 200 kg de barra 1020 com os fornecedores X e Y", "lance R$ 12,50 do fornecedor X na cotação 4" ou "qual o histórico de preços da barra 1020?".